Сохранение документального наследия прошлого – государственная задача, один из признаков развитой цивилизации.

Основным направлением деятельности органа ЗАГС является государственная регистрация актов гражданского состояния. Ежедневно работники ЗАГС? составляя записи актов создают документы, имеющие историческое, социальное, культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации.

Сегодня нельзя недооценивать важности архивов органов ЗАГС. В последние годы в связи с процессами оформления собственности, приватизации, наследства, гражданства, льгот и пособий значительно усилился интерес жителей Подмосковья к архивным документам.

Актовые книги подлежат постоянному хранению, то есть не уничтожаются, а только меняют место хранения. В соответствии с Федеральным законом РФ «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 № 143 ФЗ срок хранения актовых книг в органах ЗАГС – 100 лет. По истечение этого срока актовые книги передаются на хранение в государственные архивы.

Были переданы на постоянное хранение в Центральный исторический архив Москвы метрические книги Московской духовной консистории по 1917 год включительно, а в 1997 году в Центральный государственный архив Московской области переданы книги волостного периода 1918-1928 годов.

Ежегодно архивный фонд органов ЗАГС Московской области пополняется более чем на 1,2 тыс. актовых книг и составляет более 67 тыс. единиц хранения за период с 1929 по 2012 гг.

Архивный фонд органов ЗАГС согласно действующему законодательству состоит из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Они хранятся соответственно по месту составления записи акта. В Главном управлении ЗАГС Московской области сформирован фонд из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных органами ЗАГС Московской области за период с 1929 года по настоящее время; первых экземпляров, составленных в консульских учреждениях Российской Федерации и Советского союза за границей за период с 1921 по 1978 год; вторых экземпляров, составленных в консульских учреждениях Российской Федерации и Советского союза с 1979 года по настоящее время.

К сожалению, в связи с оккупацией территории Московской области во время Великой Отечественной войны1941-1945 годов, значительная часть документов в отделах ЗАГС не сохранилась. В Можайском, Шаховском, Лотошинском районах архивный фонд по 1942 год полностью отсутствует.

В адрес Главного управления ЗАГС Московской области поступают письменные запросы от граждан с просьбой подтверждения родственных отношений, для решения наследственных дел, выезда за границу на постоянное место жительства и от организаций для подтверждения соответствующих данных. Поступают запросы различными видами связи: почтой, факсимильной связью, электронной почтой, экспресс – почтой. Количество поступающих запросов ежегодно возрастает, в 2012 году исполнено около 30 тыс. запросов.

Органы ЗАГС стоят на защите прав и законных интересов граждан, поскольку выдаваемые ими документы носят правовой характер и имеют большое значение в жизни человека.